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El proyecto se originó bajo la necesidad de tener una visión global de todo el proceso de admisión, desde que los alumnos potenciales son captados, hasta el cierre del proceso de matrícula. Asimismo, este proyecto consideró la integración de todas las páginas web (Landing page), permitiendo realizar un mejor seguimiento de las tareas y actividades que se generan por los diferentes canales de contacto.

En definitiva, la necesidad relevante detectada era lograr un mejor seguimiento a las distintas fases del proceso, al mismo tiempo de tener una base que nos permitiese generar reportes y estadísticas en tiempo real. Se incorporó en el proyecto la actualización para llevar Dynamics a la última versión 2015.

Durante la implementación se efectuaron mejoras al proceso que estaban orientadas a optimizar el registro de información de los distintos ejecutivos de admisión, aumentando la cantidad de datos valiosos en términos de análisis pero en menos registros. Anteriormente, el historial de actividades estaba almacenado en campos que no permitían hacer seguimiento en línea tales como visitas a colegios, visitas a la universidad, llamadas telefónicas, visitas web, etc. Los cambios implementados permitieron tener un seguimiento detallado de las actividades efectuadas por cada fase del proceso, por ejemplo, alumnos potenciales que aún no han sido contactados, que aún no han tenido una visita programada, que no fueron matriculados, midiendo la tasa histórica de los contactos efectuados.

Las etapas posteriores a este proyecto consisten en incorporar un módulo de servicio al alumno para tener disponible información online de las solicitudes de los alumnos vía portal web, con el objetivo de disminuir el tiempo de respuesta de estas solicitudes. Además, para el 2016 está considerada la integración con la central telefónica para aumentar la eficiencia de los ejecutivos de contacto.

Jorge Frías Tagle
Director de Admisión UVM
3 años de relación comercial con Mbo.